Hvilke fortrinn gir det deg å velge en fremtidsrettet regnskapsleverandør? Regnskap og økonomistyring har blitt langt mer digitalt enn det en gang var – i alle fall for de som følger med i timen. Er din regnskaps- og økonomileverandør er en av disse?
Gjennom flere tiår har ledende bedrifter stilt spørsmål om hva som skal defineres som egen kjernevirksomhet. Kjernevirksomhet kan defineres som den kompetansen som kreves for å levere bedriftens produkt eller tjeneste. Hva er bedriften best på selv og hvilken nødvendig kompetanse kan det være lønnsomt hente inn?
Hver funksjon en bedrift kan tjenesteutsette, bidrar til å øke fokus på verdiskapende aktiviteter og gir samtidig grunnlag for fleksibilitet. En slank og effektiv organisasjon vil ha større evne til omstilling. Få bedrifter i dag har operasjonelt ansvar for f.eks. renhold, kantine og annet vedlikehold. Mange ser også nytten av å også sette ut tjenester som sentralbord, IT eller andre områder som krever høy grad av faglig fornyelse eller kontinuerlig tilstedeværelse.
IT, økonomi og lønn er områder som krever organisering, investering i faglig kompetanse, samt kontinuitet og reserveløsninger. Har du outsourcet økonomifunksjonen i dag eller vurderer du å gjøre det? Hva er lurt å tenke på når du skal velge en regnskapsleverandør?
Å sette bort økonomifunksjonen krever stor grad av tillit. Når du engasjerer en regnskap- og økonomileverandør kan du forvente at arbeidet blir utført i henhold til lovgivningen, og at de ansatte møter kravene til kompetanse og autorisasjon for å utføre dine oppdrag. Du må i tillegg kunne stole på og bli forsikret om at leverandøren er opptatt av datasikkerhet og at din informasjon er trygt lagret.
Tillitt er essensielt, og det gjelder også den relasjonen du får til din regnskapsfører. Uansett hvor mange av kravene som oppfylles, vil kommunikasjonen dere imellom påvirke hvor godt samarbeidet blir.
1. En regnskapsleverandør må ha fokus på kompetanse
I dag handler ikke økonomikompetanse bare om bilagsbehandling og kontering. Det handler mer om bred forståelse av forretningsvirksomhet og teknologi. Det er ingen stor verdi i å effektivisere tradisjonelt regnskapsarbeid, dersom prosessen kan elimineres ved automatisering.
I en moderne økonomiløsning skal mange rutiner være automatisert, men i tillegg til dette er det viktig å vurdere ytterligere forenkling av prosesser. Da må det stilles spørsmål til hvilke oppgaver eller informasjon som flyttes over til maskinell behandling.
Eksempel på dette kan være en samlet oversikt over telefonkostnader som skal fordeles etter forbruk per enhet, prosjektrelaterte kostnader fra underleverandører som leverer spesifikasjoner eller rapportering av grunnlag til et forsikringsselskap. Dette er noen eksempler på informasjon som i dag kan automatiseres, forutsatt at din regnskapsleverandør både har økonomifaglig og systemteknisk kompetanse.
Det at leverandøren din investerer i utvidet kompetanse hos ansatte, gjør at du kan sparre med mennesker som har spisskompetanse og god forretningsforståelse. Fremfor å kun fokusere på bilag og frister, kan regnskapsføreren analysere og utfordre deg på både strategiske og operative veivalg.
Det er ikke nok med kompetanse, for den må også kunne deles for å være ordentlig nyttig. Du vil derfor ønske å ha en regnskapsfører som kan forklare komplekse problemstillinger på en forståelig måte. Forvent både gode og enkle forklaringer, så vel som et forslag til hva du bør foreta deg nå.
Råd: Etterlys gode problemløsere som jobber i team.
2. Skybasert plattform
I dag finnes det mange løsninger og systemer som tilbys fra «skyen». I korte trekk betyr en skybasert plattform at programvaren som benyttes ikke er ditt ansvar, og at noen gjør denne tilgjengelig for deg. Alt du trenger er tilgang til internett. Du betaler bare for det du bruker, og oppgraderinger som må til for å støtte nye regulativer eller nye funksjoner, blir tilgjengelig med forutsigbare intervaller – helt gratis for deg som kunde. Ingen flere uforutsette kostnader knyttet til ny software eller konsulentbistand. Du vet hva du betaler hver måned, og dette gir deg stor grad av forutsigbarhet slik at du kan fokusere på viktigere ting.
Samtidig åpner dette for muligheten til et ekte sanntidsregnskap – fordi all informasjon er tilgjengelig til enhver tid. Fordelene med dette er at du får presis økonomisk styringsinformasjon på daglig eller periodisk basis.
Bedrifter bør ha presis oppfølging av økonomiske nøkkeltall for å analysere hvilke forretningsområder som skal videreutvikles og hvilke som skal nedprioriteres.
Hva tjener du penger på akkurat nå? Hvordan ligger du an i forhold til budsjett? Hva er prognosen for resten av året? Alt dette skal være et klikk unna. Et fleksibel og skalerbart økonomisystem hjelper deg med å jobbe smartere og mer kostnadseffektivt.
Råd: Kom deg over i skyen – der skinner sola.
3. Teknologidrevet regnskapsleverandør
Det er få virksomheter som ikke påvirkes av teknologi. For mange er dette en utfordring, og for andre er dette en mulighet. Dersom du ønsker å ta del i en teknologisk endring trenger du gode sparringspartnere. En regnskapsleverandør som drives av teknologi vil sikre deg lavere kostnader over tid, fordi teknologien leverandøren tar i bruk effektiviserer både din og deres hverdag.
Bilagspunching bør være historie. Allikevel flyttes det store mengder med fakturaer i papirformat.
Flere og flere prosesser vil automatiseres, fordi det finnes teknologi som kan utføre de raskere og mer nøyaktig. Derfor holder det kanskje ikke at leverandøren din bare lener seg på en skybasert plattform, hvis de ikke kan hjelpe deg med å forstå hvordan denne kan verdiøkes ved å bruke ny teknologi. For eksempel vil det være mange prosesser som ikke utføres i økonomisystemet, men som er avhengig av informasjon fra (eller til) det.
Hvis regnskapsleverandøren din først og fremst ser på seg selv som et regnskapsbyrå – vil du få en tradisjonell regnskapsfører. Hvis leverandøren din først og fremst ser på seg selv som en teknologidrevet virksomhet som også driver med regnskapsførsel, vil du kunne ta del i dette direkte. Konsekvensen for deg er bedre leveranse, til en mer gunstig pris.
Anbefalt:Slik blir din økonomiavdeling mer effektiv
Råd: Tenk bredere enn bare regnskap og økonomi.
4. Kan integrasjoner
De aller fleste har flere systemer som er viktig for driften av virksomheten. I mange tilfeller kan det være fordelaktig at disse systemene kan dele informasjon på en effektiv måte. Kanskje har du en nettbutikk, kassasystemer, et CRM-system eller et annet system spesifikt for din bransje? En fremtidsrettet regnskapsleverandør har kunnskap om hvordan dine forretningssystemer kan kommunisere sammen for å bli mer effektiv. Du bør kunne forvente deg gode innspill til hvordan du kan forenkle og automatisere dine forretningsprosesser, for en sømløs og effektiv arbeidshverdag.
Råd: Integrasjon handler om mer enn å flytte Excel-ark.
5. Bransjekunnskap
En regnskapsfører er din gode hjelper og støttespiller. Fokus på spisskompetanse gjør at regnskapsføreren kan kjenne bransjen din godt. Innspill til hvilke KPI’er som vil være nyttige for deg og din virksomhet starter med å kjenne til hva som er viktige drivere i bransjen du opererer i.
Vær nysgjerrig på hvilke sammenlignbare kunder regnskapsleverandøren din har og hvilke fordeler dette vil gi deg. Bransjeforståelse er viktig for å kunne være en verdiøkende bidragsyter for deg.
Det kan også være andre likheter enn bransje og det vil være likheter på tvers av bransjer. Dette bør komme deg til gode, og du bør sjekke om leverandøren din har et godt fagmiljø for deling av kompetanse og annen nyttig informasjon. På denne måten er du ikke bare avhengig av din regnskapsfører – men får kraften av hele det faglige miljøet hos leverandøren din.
Råd: Ta del i lignende virksomheters suksess og lærdom gjennom leverandøren din.
Bedriftsledere må sørge for å velge effektive løsninger som gir et konkurransefortrinn, og en regnskap- og økonomipartner som er i forkant og kan ruste deg og din bedrift for fremtiden.
Les også: 5 myter om outsourcing av regnskap og lønn