1. Budsjettering og planlegging gir god økonomistyring
En stor del av god økonomistyring handler om planlegging. Planlegging av hvilke mål bedriften har for fremtiden og hvordan disse skal nåes på en realistisk måte. Økonomistyringen omfatter både strategisk planlegging og operativ kontroll. Gjennom å utarbeide budsjetter kan du presentere konsekvensen av disse handlingsplanene i kroner og øre. Derfor er dette et utrolig nyttig hjelpemiddel i arbeidet med økonomistyringen.
Budsjetter sier noe om hva du ønsker og tror skal skje, og kan avvike fra virkeligheten. Derfor er det viktig at du bruker budsjettene som et arbeidsdokument og jevnlig følger med på utviklingen.
Samtidig er det ikke ønskelig å avvike for mye, så det er viktig å holde de riktige ressursene ansvarlige for sine deler av budsjettene.
Moderne økonomisystemer har god støtte for budsjettoppfølging og du bør ta i bruk maler, ferdige rapporter og spørremulighetene i systemet. Dette vil hjelpe deg med å få raske oversikter over prognoser, og kunne analysere eventuelle avvik mellom planer og faktiske regnskapstall.
Anbefalt:Dette er de vanligste feilene du gjør når du budsjetterer
2. Rutiner og arbeidsprosesser
For å sikre at oppgaver blir gjort og løst på en best mulig måte må du sikre gode rutiner og effektive arbeidsprosesser i bedriften. La oss se på noen av disse som kan ha en direkte konsekvens for økonomistyringen i din bedrift.
Regnskapsrutiner
Gjennomtenkte og nedskrevne regnskapsrutiner øker sjansene for at oppgaver blir gjort riktig og ikke hoper seg opp. Hvordan er rutinene for eksempel bilagsgodkjenning, reiseregninger eller avskrivninger? Det er mange oppgaver som har direkte betydning for hvordan regnskapet blir seende ut og dermed påvirker bedriftens økonomi.
Se på betingelsene ut mot kundene dine. Kan du redusere betalingstiden eller tilby flere typer betalingsmuligheter som for eksempel Vipps eller Paypal? Håndterer dere fordringer effektivt nok?
Dersom det er vanskelig å redusere betalingstiden, kan et godt alternativ være å tilby oppdeling av store fakturaer – i stedet for å utsette fristen. Dette er ting du bør tenke igjennom slik at du bedre kan legge til rette for å få inn fordringene/pengene raskere. På samme måte kan du se på betingelsene du får av leverandørene dine. Kan du forhandle frem bedre avtaler eller få stordriftsfordeler? Eller bør du bytte ut noen leverandører?
Vi anbefaler å ha kortere kredittid på kunder enn den kredittiden du har hos leverandørene dine, for å unngå unødvendig likviditetspress.
Gode og gjennomtenkte regnskapsrutiner vil sikre et ajourholdt og korrekt regnskap. Derfor bør du gå igjennom disse og lag gjerne et metodeverk, slik at du kan forbedre og avdekke lite effektive rutiner – og i verstefall mangelfullt arbeid. Det er viktig at metodeverket oppdateres etter hvert som bedriften utvikler seg. Et metodeverk kan raskt bli utdatert når det skjer store endringer i selskapet.
Anbefalt: 6 tips til bedre kontroll på likviditeten i selskapet
Effektive arbeidsprosesser
Mange av rutinene og oppgavene knyttet til økonomi og regnskap foregår i et økonomisystem. Det kan imidlertid være stor forskjell i funksjonalitet og muligheter i de ulike systemene på markedet. For å sikre både effektivitet og kvalitet bør du bruke en moderne skyløsning med stor grad av automatikk.
Effektive arbeidsprosesser er med på å forbedre kontantstrømmen til bedriften, fordi oppgaver gjøres hurtigere og mer korrekt.
Det kan for eksempel handle om effektive betaling– og avstemmingsløsninger, enkel bilagsgodkjenning eller automatisk utsendelse av purringer. Dette betyr også mindre tidsbruk i administrasjonen og bedre kvalitet i datagrunnlaget ditt.
3. Du trenger “siste nytt”
Økonomisystemet er et av de viktigste verktøyene du har for økonomistyring. For at det skal gi ordentlig mening å for eksempel overvåke likviditeten eller følge med på budsjettene, må du ha tilgang til oppdaterte regnskapstall. Gode rutiner og effektive prosesser vil øke sjansene for dette betydelig, men du må også ha et system som kan gi deg siste nytt om forretningen.
Økonomistyring handler om å se fremover, ikke bakover. Med dagens teknologi er det ingen grunn til at du skal ta avgjørelser basert på utdatert informasjon, når du kan ha tilgang til rykende ferske regnskapstall hver dag.
Benytt mulighetene i systemet til å sette opp oversiktlige og visuelle rapporter, med de nøkkeltallene som er viktig for deg å få en rask status på. Mange systemer har også tilhørende apper, noe som gjør at du alltid vil være noen tastetrykk unna verdifull og nyttig informasjon. På denne måten er du godt rustet for å følge bedriftens utvikling tett og gjøre gjennomtenkte strategiske og operative overveielser.
Anbefalt: Dette kjennetegner et fremtidsrettet forretningssystem
4. Regnskapsanalyser
I regnskapet ditt finner du mye nyttig informasjon som kan brukes for å forbedre bedriftens økonomistyring. Men det er ikke alle spørsmål du finner svarene på i ferdige rapporter eller kan hente rett ut av regnskapet. Mange forretningskritiske spørsmål krever en dypere kunnskap og sammenfattingen av informasjon fra flere steder – og da må du gå mer systematisk til verks.
Ved å utarbeide ulike regnskapsanalyser vil du kunne se hvilke faktorer som påvirker bedriftens økonomi i positiv og negativ retning. Igjennom å for eksempel måle lønnsomhet og se på korrelasjoner, kan du få et enda bedre styringsverktøy for å være i forkant og ta riktige avgjørelser for din bedrift.
Hvilke varer og tjenester tjener du mest penger på og hvor stort er bedriftens potensielle resultat? Er det bransjespesifikke KPI` er du bør måle etter og hvordan ligger du an i forhold til konkurrentene dine?
Ved å gjøre kontinuerlige analyser vil du se utvikling og sammenhenger over tid. Jo mer du vet, jo bedre og veloverveide beslutninger kan du ta. Derfor bør du både bruke og forstå regnskapstallene dine, slik at du får et effektivt og presist verktøy i økonomistyringen.
5. Ikke vent for lenge med å få hjelp
Vi møter ofte bedriftsledere som sier de ikke har tid eller kompetansen i bedriften til å for eksempel utføre gode analyser, eller følge opp rutiner på den måten de skulle ønske. I så fall er dette tjenester du kan og bør kjøpe. Fordi god økonomistyring er så essensielt i en optimal forretningsdrift, kan det fort bli dyrt å la være.
Profesjonelle regnskapsleverandører tilbyr tjenester både innen effektivisering av forretningsprosesser og økonomisk rådgivning.
Finn en aktør som har den kompetansen din bedrift mangler, og bruk denne kunnskapen til å styre din bedrift i en lønnsomhet retning og mot suksess.