I en økonomifunksjon er det mange ulike oppgaver som skal utføres. Alt fra å ivareta regnskapet i henhold til regelverket til mer komplekst, strategisk arbeid med for eksempel budsjetter, analyser og rapportering. Vi møter ofte økonomiledere som sier de skulle ønske at de hadde en mer effektiv økonomiavdeling – spesielt i de dagligdagse oppgavene, slik at mer tid ble frigjort nettopp til det strategiske og verdiøkende arbeidet for selskapet.
Ikke så overraskende viser PWC sin Benchmarkundersøkelsen 2018 (“Fremtidens økonomifunksjon”), at virksomheter som følger med i timen og har fokus på digitalisering og ny teknologi, også er de som er mest effektive.
Undersøkelsen viser videre at det ikke bare er penger spart, men at kvaliteten blir bedre, produktiviteten øker og forretningsinnsikten blir mer presis. Men andre ord er det ingen grunn til å vente med å ta grep om å effektivisere din økonomifunksjon. Les våre tips under til hvordan du mer konkret kan gå til verks.
1. Reduser manuelle arbeidsprosesser
Vår erfaring er at økonomiavdelinger i virksomheter ofte sitter på mange manuelle arbeidsprosesser og oppgaver. Det handler ofte om å få ting gjort. Som definitivt er en veldig god ting. Derimot er det ikke en god ting hvis oppgavene både er manuelle og har et høyt volum.
Hvorfor er det egentlig slik?
Her skal vi ikke påstå å sitte på fasiten. Derimot vet vi at økonomiavdelinger sees på som en interntjeneste.
Og investeringer i interne avdelinger må ofte vike for de investeringene som kan skape direkte inntekter eller som er i direkte sammenheng med virksomhetens kunder.
Skal du lykkes med en effektiv økonomiavdeling er det viktig å investere i det som kan redusere omfanget av manuelle prosesser og arbeidsoppgaver. Om du ikke gjør dette kommer du ikke til å lykkes med å få en effektiv økonomiavdeling.
Standardisert systemoppsett
Manuelle arbeidsprosesser er ikke bare tidkrevende, men også en stor kilde for å feil. Ikke bare finnes det ERP- og økonomisystemer som automatiserer enkeltoppgaver, men standardiserer også en større del av selve arbeidsflyten i økonomifunksjonen. Dermed vil effektiviteten øke i flere ledd. Mange leverandører har også velutprøvde bransjeløsninger, laget for å sikre at prosessbehovet blir ivaretatt på en best mulig måte.
Evnen til å endre arbeidsmetoder og rutiner må stå sentralt for å oppnå fordelene. Du bør sikte mot å tilpasse dine eksisterende arbeidsprosesser til systemet som velges, i stedet for å tvinge løsningen til å kopiere eksisterende prosesser.
Spesialtilpassede løsninger skaper utfordringer ved endringer og/eller oppgraderinger. Dette betyr økte kostnader og frustrerte brukere.
Robotic Process Automation
Foruten om funksjonaliteten som finnes og stadig utvikles i moderne økonomisystemer, finnes det også andre måter å effektivisere oppgaver på. I dag er RPA (Robotic Process Automation) i sterk vekst. Enkelt forklart er dette en måte å automatisere en manuell prosess ved å la programvare utføre oppgaven slik den utføres av mennesker i dag.
Dette kan være oppgaver på tvers av systemer, som for eksempel innkjøps- og bestillingsarbeid eller håndtering av mer regnskaps-relaterte ting som moms- avstemminger eller godkjenning av mindre reiseregninger.
Allikevel er slike roboter i stor grad laget for å kompensere for manglende støtte for automatisering i systemer – eller for å gjøre manuell flytting av data mellom systemer som ikke snakker sammen. Tenk over hvilke oppgaver hos deg som ikke krever spesifikke menneskelige egenskaper, har et høyt volum og dermed kanskje kan erstattes av RPA-teknologi.
Her kan det være en del å hente (spare) på kort sikt, men ikke la dette erstatte “dårlige” systemer. Sørg for å være oppdatert på hva som finnes på markedet slik at du har et økonomisystem som i stor grad har den funksjonaliteten du trenger.
Anbefalt: 3 fordeler med et skybasert regnskap
2. Samkjør flere av økonomi – og forretningsprosessene
For at regnskapet skal bli riktig og komplett, er det flere oppgaver og prosesser som må være samkjørt. De som sitter med flere systemer for å håndtere ulike oppgaver (som kanskje ikke snakker sammen) har stor risiko for å være en bremsekloss for effektivitet. Mange moderne, skybaserte ERP- og økonomisystemer i dag, har integrerte moduler som støtter flere prosesser for effektiv økonomiavdeling.
I tillegg til at de også tilrettelegger for en fleksibel dataflyt mellom flere systemer i selskapet. Slik kan du få samkjørt flere forretningsprosesser. Det vil du både spare tid på, og sikre at informasjonen har høyere kvalitet.
Samkjør økonomiprosessene
Fører du regnskapet i et annet system enn du for eksempel kjører lønn går du glipp av fordeler som automatisk bokføring og lønnsutbetaling. En bankintegrasjon gjør at du ikke lengre har behov for å gå inn i nettbanken for å utføre betalinger eller for å gjøre avstemminger mellom systemer.
Å finne avvik på tvers av systemer er ingen morsom oppgave å nøste opp i.
Dataflyt mellom systemer
I noen tilfeller kan det være vanskelig å finne et system som dekker absolutt alle økonomiprosessene i selskapet. Det kan det være behov for spesifikke fagsystemer for eksempel for timeføring, innkjøp, ordre eller fakturering. Du kan spare mye tid på å få en bedre dataflyt mellom systemene du bruker.
Derfor bør du sørge for å bruke et ERP- eller økonomisystem som har velutviklete og åpne APIer, slik at du enkelt kan koble på andre systemer. Integrasjonsløsninger kan forbedre informasjonsflyten og dermed effektivisere arbeidshverdagen betraktelig. I tillegg til å redusere menneskelige feil. Et konkret eksempel er timeføring med manuell overføring til økonomisystemet.
Med flere funksjoner samlet i et system – eller god dataflyt mellom beslektede systemer – åpner også for at regnskapstallene kan holdes oppdatert fortløpende. På den måten får du mer tidsriktig og presis innsikt til enhver tid.
Men pass på at ikke integrasjonene dine blir for mange eller for kompliserte. Det kan bli kostbart og belastende å vedlikeholde. Derfor anbefaler vi å ha så slanke integrasjoner som mulig, og heller finne systemer som håndterer flere av prosessene samlet. Det vil også gjøre infrastrukturen i selskapet mer oversiktlig.
Anbefalt: 8 ting du må tenke på når du skal implementere et økonomisystem
3. Få en enklere og mer presis rapportering
Økonomiavdeling sitter på mye verdifull informasjon om selskapets økonomi og forretning. Denne informasjonen skal struktureres og rapporteres videre til ledergruppen, styret og offentlige myndigheter, som kanskje skal oversette dette til mål og planer for virksomheten.
Rapporteringen er en viktig oppgave, og selve arbeidet rundt det å samle data og sammenfatte rapporter kan være tidkrevende om du ikke har de riktige verktøyene.
Noen moderne skybaserte ERP- og økonomisystemer har god rapporteringsfunksjonalitet, der du både kan bruke standardiserte rapporter og skreddersy dine egne maler. Du kan i tillegg sammenstille informasjonen på en visualisert og presentabel måte.
Håndterer du rapporteringen i et strukturert system, stedet for i Excel, kan du også drille ned på detaljnivå og se enkeltbilag. Til sammen kan dette spare økonomifunksjonen for mye tid, arbeid og ikke minst redusere feilkilder. Hvis ikke økonomisystemet du bruker i dag ikke har en god nok rapporteringsløsning, finnes det flere program som har effektive analyse- og budsjetteringsmuligheter – som kan kobles på ditt system.
Dersom rapporteringen blir enklere og mer presis, vil økonomistyringen også bli det. Den tiden som spares på rapporteringsarbeid, kan brukes til å dykke ned i tallene for å forstå de bedre.
Anbefalt: Dette er de vanligste feilene ved budsjettering
4. Tilgang på riktig kompetanse
Det at teknologi tas i bruk og at oppgaver blir automatisert, betyr ikke at du ikke trenger dyktige folk i økonomiavdelingen. Det gir deg heller en mulighet til å fokusere og fordele kompetansen på en annen måte. De kjedelige og tidkrevende oppgavene kan reduseres og mer tid kan brukes på mer givende oppgaver for dine ansatte.
Regnskap og økonomi er et komplekst fagfelt og et regelverk som stadig er i endring. Derfor må din økonomifunksjon bestå av folk med riktig kompetansesammensetting og må sees i sammenheng med arbeidet som skal utføres. Regnskapsføring, kontrollering, budsjettering, rapportering og analysering er typiske oppgaver.
Analysearbeid krever mer dybdekompetanse og kanskje mer erfaring enn hva fakturering gjør. Felles for de begge er at de er like viktige for selskapet og må gjøres.
Driver du for eksempel forretning i utlandet er det viktig med god kompetanse på det lokale regelverket. Vil du ta i bruk RPA-teknologi, vil kunnskap om bruken og utvikling av programvaren være nyttig å ha.
Det vil også være smart å tenke på den totale kompetansen i teamet ditt for å sikre en fremtidig bredde og dybde.
Hvilke oppgaver kan forbedres med teknologi og hvilke oppgaver skulle du ha hatt enda mer tid til å gjøre mer av? Involver medarbeiderne til å finne svar på disse spørsmålene.
Et riktig sammensatt team vil sikre effektivitet og redusere sårbarhet ved for eksempel sykdom. Du kan også forsterke dette ved å stimulere til deling av kunnskap og erfaringer blant medarbeiderne. I tillegg anbefalere vi at du tilrettelegger for kursing og kompetanseheving, i takt med at regelverket endrer seg.
Anbefalt: Disse ferdighetene bør en CFO ha for å lykkes
5. Undersøke mulighetene for avlastning
Det går an å sette oppgaver ut til eksterne aktører, som kan gjøre ting mer effektivt. Flere av de som har leveranse av regnskaps- og økonomiprosesser som sin kjernevirksomhet, har ofte lang erfaring med å effektivisere og avlaste økonomifunksjoner. Spør disse om hjelp til å bli bedre.
Derfor kan det også vært lurt å se på hvilke muligheter som ligger i å outsource hele eller deler av regnskap- og lønnsarbeidet. Med en fleksibel arbeidsdeling, vil du kunne velge hvilke oppgaver du ønsker hjelp til og hvilke oppgaver du vil ta deg av selv.
I tillegg til å ha tilgang til en allsidig og oppdatert kompetanse, vil en fremtidsrettet og seriøs leverandør ha gode innspill og velutprøvde verktøy og metoder for å jobbe smartere.
Anbefalt: 5 kjennetegn ved en fremtidsrettet regnskap- og økonomileverandør
Avslutning: Det viktigste for en effektiv økonomiavdeling
Den årvåkne leser savner kanskje et viktig punkt i denne guiden, og etter vår mening er det viktigst av alt at de som skal utføre oppgavene trives på jobb.
Motiverte og engasjerte medarbeidere er lønnsomt!
Derfor bør du være klar over hva dine folk trives med å bruke tid på, og hva de ikke trives med å bruke tid på. Alle oppgaver trenger ikke være motiverende – det er bare utrolig viktig å finne balansen mellom operative leveranser og daglig trivsel.
Uten trivsel vil ikke oppgavene bli utført verken effektivt eller med høy kvalitet.