Vi er nå inn i en periode hvor de fleste selskaper holder på med budsjettarbeid for neste år. Noen jobber med å danne seg et bilde av hvordan inntektsutviklingen vil være fremover, mens andre konsentrer seg mest om kostnadsbildet. Hvilke analyser kan gjøres for å danne et best mulig grunnlag? Hvor lang tid skal du egentlig bruke på å sette opp budsjettet?
Er budsjettet bedriftens GPS?
Budsjettet er et av de viktigste økonomiske styringsverktøyene du har for din bedrift. Arbeid med neste års budsjett og de vurderingene som gjøres nå, er viktig for å kunne være i forkant. Budsjett og prognoser skal bidra til å styre bedriften i riktig retning – mot økt lønnsomhet og god likviditet. Det er avgjørende å ha oversikt over bedriftens fremtidige økonomiske situasjon, for å kunne justere eller sette i gang tiltak som optimaliserer effektiv og inntektsbringende drift.
Har vi periodisert budsjettet slik at forutsetningene for neste år blir mest mulig korrekt? Er det usikkerhet rundt inntektsbasen? Hvilke driftsinntekter kan forventes fra egne ressurser eller utviklingen i bransjen/markedet? Er det mulig å sette i verk tiltak som kan redusere kostnader?
Gjenspeiler lønnskostandene aktiviteten i selskapet og generell lønnsutvikling i samfunnet? Når du stiller deg selv disse spørsmålene, får du også gått igjennom ulike senario, slik at du kan legge en retning for neste år. Et budsjett er ikke fasiten, så det å kunne utføre effektive avviksanalyser og prognostisere underveis er en del av jobben.
Planleggingsprosessen av budsjett
En vesentlig del av planleggingsprosessen består av å sette konkrete og operasjonelle mål og planer for selskapets aktiviteter. Har du oversikt over de planlagte aktivitetene fremover? Har du tatt hensyn til kommende investeringer, nye låneopptak eller eventuell ny egenkapital? Dersom likviditeten i selskapet er anstrengt må en se på mulighet for kortere kredittid til kunder, avdragsutsettelser eller utsette planlagte investeringer.
Involver alle medarbeidere og ledere i prosessen, slik de arbeider mot samme mål i selskapet. Vær kritisk til tidligere budsjett og ikke la prosessen bare bli en fortsettelse av tidligere år. Da kan det være vanskelig å oppfatte endringer i trender og bli opphengt i gamle data.
Kortsiktig eller langsiktig strategi?
Noen ganger vil det være riktig å tenke langsiktig for å få et bedre helhetsbilde av virksomheten. Kanskje vil det være lurt å sette opp budsjetter som gjelder for mer enn 12 måneder av gangen. Kanskje legge en strategi for de neste 2 årene? I andre tilfeller hvor bedrifter opplever voldsom vekst vil det være smartere å tenke kortsiktig. Det vil kanskje være mer fornuftig å jobbe med prognoser for kortere tidsrom, terminvis, kvartalsvis eller halvårlig? Kanskje er det mer fornuftig å jobbe med et rent kostnadsbudsjett?
Hva bør man unngå?
Pass på at ikke budsjettprosessen blir altoppslukende. Et budsjett er ikke en krystallkule, men en forventning av hvilke inntekter og kostader som kommer. Detaljeringsnivået må ikke bli for høy, slik at prosessen blir for kompleks. Involver og deleger ansvar til enkeltpersoner og avdelinger, da vet alle hva som er forventet av en selv og andre. Vær kritisk til tidligere budsjett og ikke la prosessen bare bli en fortsettelse av tidligere år.
Les også: Dette er de vanligste feilene du gjør når du budsjetterer
Et økonomisystem skal være et godt verktøy
Et økonomisystem bør ha gode verktøy for å forenkle budsjettprosessen. Vi jobber med de skybaserte økonomisystemene Xledger og Tripletex, som har ferdigdefinerte rapporter og svært gode spørremuligheter mot budsjett. Vi har utviklet en budsjettmal som du enkelt kan importere inn i Xledger for full oversikt.
Du vil hele tiden ha tilgang til budsjett og prognoser via nett, både på pc, mobil eller nettbrett. Dette gjør hverdagen enklere både for deg og dine ansatte, fordi du vil kunne følge med på bedriftens økonomiske situasjon til enhver tid.