Mange store virksomheter bruker mye tid og ressurser på å løse oppgaver knyttet til økonomi og regnskap. Selv om mange av disse oppgavene er komplekse og krevende, finnes det både effektive økonomisystemer og leverandører som er eksperter på å gjøre disse tingene litt enklere. I denne artikkelen diskuterer vi hvordan de beste økonomisystemene tilrettelegger for bedre effektivitet og virksomhetsstyring – for de større virksomhetene.
Før vi deler våre erfaringer, ønsker vi å konkretisere følgende. Vi i VIEW kommer fra skyen og har utviklet alle våre tjenester på skybasert plattform. Derfor tar vi utgangspunktet i at et skysystem er et naturlig valg for større virksomheter i dag.
Effektivitet i arbeidsprosesser
Jo større virksomheten er, dess flere arbeider med oppgaver og prosesser knyttet til økonomi,regnskap og lønn. Vi er ganske heldige som jevnlig får møte økonomi- og virksomhetsledere. En gjenganger fra disse møtepunktene er at de ønsker seg en mer effektiv økonomifunksjon, og bedre systemer for oversikt.
Høyere kvalitet, mer effektiv, til en lavere pris. Tøff bestilling – i alle fall for de tradisjonelle aktørene.
Vi vil påstå at markedet for skybaserte ERP- og økonomisystemer i dag er ganske uoversiktlig. Det kan være krevende å manøvrere seg fremover. Uten at vi skal komme med konkrete forslag til system, ønsker vi å gi deg noen tanker om hva du skal se etter. I vår hverdag fokuserer vi på systemet Xledger. Uansett tenker vi på dette som et mulig svar på en utfordring markedet vårt sitter med. Vi har gitt opp et generelt fasitsvar – men vi har tydelige meninger om hva du må fokusere på!
De gode systemene har integrerte moduler som støtter flere prosesser i en økonomifunksjon – i tillegg tilbyr de høy grad av automatisering. Kanskje trenger du noen spesialsystemer for å løse noen oppgaver. Derimot må du passe på at du ikke kjøper et Lego-byggesett som ikke har en felles bruksanvisning. Du skal ikke bygge ditt eget, komplekse system, designet kun for deg.
Du vil ha ferdige, effektive prosesser som dekker det du har behov for. Disse arbeidsprosessene er standardiserte med bakgrunn i erfaringer og best practice over tid. Det betyr at selv store virksomheter kan «hoppe rett inn i» og ta del i velutprøvde arbeidsmåter og rutiner for å øke sin effektivitet og produktivitet.
Å tenke nytt, eller å endre måten det jobbes på i dag, krever at du er villig til å utfordre det etablerte. Evnen til å gjøre dette må stå sentralt for å kunne oppnå fordelene.
Infrastruktur og integrasjoner med økonomisystemet
Vi opplever også i dialog med større virksomheter at det finnes et potensiale for økt effektivitet, også på tvers av flere forretningsprosesser enn bare regnskap og økonomi.
Når det jobbes manuelt på tvers av flere systemer, blir tidsbruken en bremsekloss for utvikling. Her sitter du. Flytter tall eller filer manuelt mellom noe, til noe. Du kunne brukt denne tiden til å utarbeide noe mer verdiøkende.
Økonomisystemets evne til å tilpasse seg infrastrukturen i virksomheten er direkte knyttet til effektivitet. Systemet må være navet som samkjører flere elementære forretnings-prosesser, og må ha gode integrasjonsmuligheter.
På denne måten kan store virksomheter tilrettelegge for en strømlinjeformet dataflyt, der automatikk styrer informasjonsflyten mellom systemene. Ikke menneskene. Ikke du. Du skal jobbe med mer givende og verdiøkende greier. 
Dersom økonomisystem automatiserer og digitaliserer arbeidsoppgaver i, og på tvers av, virksomheten, kan dyktige folk bruke tiden sin på verdiskapende arbeid. Det handler om å utnytte ressursene på best mulig måte – og teknologi er et av de viktigste hjelpemidlene.
Mange av våre kunder kan fortelle om stor grad av automatisering i manuelle prosesser og økt kvalitet og produktivitet ved bruk av våre systemløsninger.
Les hvordan Kitchen bruker Xledger til å bli mer effektiv
Økt kontroll og bedre oversikt
Året 2020 opplevdes som særlig utfordrende for veldig mange virksomheter. Når likviditeten skvises, markeder endrer seg og usikkerhet preger fremtidsbilde – er god økonomistyring avgjørende.
Du må kunne stole på at tallene du ser er riktige og oppdaterte. Til dette trenger du gode rutiner, ekspertise innen økonomiforståelse og høy kompetanse om bedriftens økonomisystem. Ikke alle store virksomheter har dette. Ikke fordi de ikke vil, men fordi de sitter fast i noe gamle greier som ikke gir deg muligheten til å holde tempoet oppe.
Det er vanskelig å følge med på alle endringer med betydning for bedriftens økonomiforvaltning. Særlig vanskelig blir det når disse endringene er omfattende og kommer raskt.
Økonomisystemet er en viktig brikke i det å kunne få oversikt over dagens situasjon og planlegge veien videre. I tillegg til å spille medarbeiderne gode, bør systemet kunne tilgjengeliggjøre tall og informasjon som er forretningskritisk.
Dette kan være daglig oppdaterte salgstall, kontroll på prosjekt og fakturering, likviditetsprognoser eller utviklingen av andre utvalgte KPI’er. Trenger du å samle dataene dine i et BI-verktøy for å samkjøre flere typer informasjon? Fint – da kjører du ut den relevante dataen via et åpent grensesnitt.
Vi i VIEW har for eksempel flere kunder med en konsernstruktur som har både underselskaper og ulike forretningsområder. Disse kundene ønsket bedre kontroll og en rikere rapportering i de ulike selskapene, men også på konsernnivå. Dette krever et system som kan håndtere kompleks rapportering over flere nivå.
Dersom rapporteringen blir enklere og mer presis, vil også virksomhetens økonomistyring bli det.
Se hvordan Alpinco har fått kontroll i hele konsernet
Hva gjør vi i VIEW
Vi leverer skyløsningene Xledger og Tripletex og er i begge tilfellene deres største partner. Vi sikrer integrasjoner mellom økonomisystem og fagsystem, og sørger for at automatisering og digitalisering reduserer mengden manuelle arbeidsoppgaver for kundene våre.
Virksomheter vi jobber med, har kunnet redusere unødvendig tidsbruk tilsvarende årsverk i økonomiavdelingene. Medarbeidere har fått et større ansvar og bedre mulighet til å kunne bidra med for eksempel budsjettering og likviditetsstyring. Dette gir flere verdiskapende ansatte i virksomheten.
Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat. Vi lover å sette oss inn i dine behov, utfordre dine antagelser og dersom vi mener det kan løse ditt problem viser vi deg gjerne hvordan dette gjøres i våre løsninger. Folka våre har lang erfaring med å implementere økonomisystemer for store virksomheter.
Velger du å kombinere teknologi med høy fagkompetanse kan vi love deg et svært godt utgangspunkt for forbedring og forenkling av prosesser for økonomi, regnskap og lønn. Samtidig får du muligheten til å enkelt koble sammen flere av dine forretningssystemer, for at du skal få en bedre effektiv infrastruktur i hele virksomheten.